La auditoria de protección de datos, auditoría LOPDPGDD o auditoría RGPD, es una herramienta fundamental para comprobar y evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa de protección de datos en empresas y organizaciones previa o posterior a la implantación. Como en cualquier otro marco de gestión del cumplimiento, las auditorías son una parte esencial de los procesos de revisión y mejora continua, no se establece una obligación explícita para los responsables del tratamiento de realizar auditorías de cumplimiento de la normativa de protección de datos. No obstante, el RGPD introduce como uno de sus principios rectores (artículo 5.2.) el principio de responsabilidad proactiva, indicando que el responsable del tratamiento será no solo responsable de cumplir con los principios del RGPD, sino que también deberá ser capaz de demostrarlo.
Aunque no existe la obligación de realizar auditorías, puede realizarse de manera voluntaria para evitar posibles sanciones, y garantizar la efectividad de las medidas implantadas en su negocio.
Nuestros asesores de Protección de Datos utilizan el mecanismo de auditorias para verificar todos los requerimientos necesarios el RGPD y tener actualizados los contenidos de la misma.
Auditoría de Protección de Datos
Algunos de los procesos que se revisan son:
Revisión de la documentación
Se comprueba que todos los contratos, acuerdos de confidencialidad estén firmados y que se cuenta con el consentimiento de los interesados, asimismo debemos revisar las modificaciones en las medidas de seguridad adoptadas por la empresa o se realizan nuevas.
Revisión del RAT
O Registro de Actividades de Tratamiento, debe contener un inventario exhaustivo de los tratamientos que se llevan a cabo, reflejando con cada uno de ellos la información requerida en el art. 30 RGPD. Deberá mantenerse actualizado y a disposición de la autoridad de control.
Revisión del Análisis de riesgos
Revisión de cumplimiento para responsables o encargados que deben aplicarse en función del riesgo que los tratamientos que realizan y que supongan riesgo para los derechos y libertades de los interesados
Análisis de los sistemas
Revisión de las medidas de seguridad técnicas y organizativas (política de contraseñas, copias de seguridad, políticas de seguridad de sistemas de la información, etc ), para determinar si efectivamente son apropiadas o deben modificarse.
Auditoria de protección de datos
¿Por qué necesito una auditoría de protección de datos?
La auditoría RGPD sirve para verificar tanto antes como a posteriori una correcta adaptación al RGPD (Reglamento General de Protección de datos), permitiendo que la empresa se tenga conocimiento de los datos que gestionan, se realice una correcta subsanación de vulnerabilidades.
Los objetivos de la auditoria son:
Comprobar el nivel de seguridad de los datos mediante un estudio completo de la empresa.
Verificar cómo se recogen, tratan y almacenan los datos de carácter personal.
Identificar las deficiencias y proponer recomendaciones y mejoras.
Analizar las cesiones y/o transferencias internacionales, y que su procedimiento es correcto conforme a derecho.
Revisión del cumplimiento de las políticas internas de la empresa
Verificar la necesidad de designar a un DPO (Delegado de Protección de Datos).
Verificar la firma de los contratos con las personas o entidades que tienen acceso a los datos propios o de terceros.
Concienciar de la importancia de que el personal esté formado en cómo se deben gestionar y tratar estos datos.
¿Qué ocurre si no tengo mi empresa adaptada?
Cumplir con la Ley de protección de los datos es una obligación que deben cumplir por todas las personas jurídicas o físicas, empresas y entidad públicas y privadas que utilicen datos personales en el desarrollo de sus actividades profesionales.
Las sanciones podrían producirse cuando el tratamiento de los datos no se adecué al marco del RGPD. O bien se detecte alguna fuga de datos de carácter personal,o se vulneren los derechos de las personas.
Las sanciones que impone la Agencia Española de Protección de Datos puede llegar a alcanzar hasta los 20.000.000 euros, o entre el 2% o el 4% de la facturación global anual de la empresa.
Qué se revisa en una auditoría RGPD
Metodología propia basada en las guías de la AEPD
Base documental
Política de privacidad y aviso legal, cláusulas de información, contratos de encargo del tratamiento, acuerdos de confidencialidad con empleados, Registro de Actividades de Tratamiento y procedimiento de ejercicio de derechos.
Seguridad técnica
Política de contraseñas y control de accesos, copias de seguridad y cifrado, gestión de dispositivos móviles, protocolo de brechas de seguridad y revisión de transferencias internacionales de datos.
Análisis de riesgos
Identificación de tratamientos de riesgo, evaluación de impacto cuando procede, legitimación de cada tratamiento, plazos de conservación, posible necesidad de designar DPD y cumplimiento del principio de minimización.
Fases de nuestra auditoría RGPD
Proceso claro en 4 pasos
1. Recogida de información. Cuestionario inicial y revisión de la documentación existente. Todo online, sin necesidad de desplazamiento.
2. Análisis y diagnóstico. Evaluación de todos los tratamientos, riesgos y gaps de cumplimiento, incluidas las medidas técnicas y organizativas.
3. Informe de auditoría. Documento detallado con cada hallazgo clasificado por nivel de riesgo (alto, medio o bajo) y un plan de acción priorizado.
4. Subsanación y seguimiento. Implementación de las mejoras identificadas y verificación de su correcta aplicación.
Preguntas frecuentes sobre la auditoría RGPD
Resolvemos sus dudas
¿Es obligatoria la auditoría de protección de datos?
No existe una obligación explícita bajo el RGPD, pero el artículo 5.2 establece el principio de responsabilidad proactiva: el responsable debe demostrar que cumple. La auditoría es la herramienta más eficaz para acreditarlo ante la AEPD.
¿Cuánto cuesta una auditoría RGPD?
Depende del tamaño de la empresa y el número de tratamientos. Para una pyme estándar, el rango habitual está entre 300 y 800 euros. Empresas más grandes o sectores con datos sensibles pueden requerir una revisión más extensa. Solicite presupuesto sin compromiso.
¿Cada cuánto hay que hacer una auditoría RGPD?
La AEPD recomienda hacerla al menos una vez al año. También es necesaria cuando se incorporan nuevos tratamientos, cambian los sistemas de información, hay brechas de seguridad, cambios normativos o ampliaciones de plantilla.
¿Sirve la auditoría como defensa ante la AEPD?
Sí. En un procedimiento sancionador, contar con una auditoría reciente que demuestre diligencia activa puede reducir significativamente la cuantía de la sanción. La AEPD valora positivamente las medidas proactivas.
¿Se puede hacer la auditoría de forma online?
En la mayoría de los casos, sí. Cuestionario, revisión documental por correo y reuniones por videoconferencia. Solo cuando hay que revisar instalaciones físicas (videovigilancia, acceso a servidores) se contempla visita presencial.
¿La auditoría incluye la corrección de los problemas?
Depende de la modalidad. La auditoría básica incluye el diagnóstico y el informe de recomendaciones. La modalidad completa incluye también la subsanación: redacción de documentos, actualización del RAT, adaptación de contratos y verificación final.
Sectores donde auditamos con más frecuencia
Experiencia acreditada en todos los sectores
Realizamos auditorías de protección de datos en todos los sectores, con mayor implantación en los siguientes:
Sector sanitario (clínicas, consultorios, farmacias y laboratorios), sector educativo (colegios, academias, universidades y guarderías), sector jurídico (despachos, gestorías, asesorías y notarías), recursos humanos y ETT, comercio electrónico (tiendas online, marketplaces y SaaS) y administraciones públicas (ayuntamientos, organismos y fundaciones públicas).
Porqué necesito realizar una auditoría RGPD!
El objetivo principal para realizar una auditoría es comprobar si las acciones que se han tomado en materia de protección de datos cumplen con los requisitos y obligaciones establecidos en el RGPD y en la LOPDGDD
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