Las comunidades de vecinos tratan datos personales constantemente: reciben derramas, gestionan el libro de actas con nombres y votos de los propietarios, controlan el acceso al edificio, tienen cámaras de videovigilancia y se comunican con los vecinos por email o WhatsApp. Todo eso está regulado por el RGPD, y muchas comunidades lo desconocen.
La AEPD ha sancionado a comunidades de vecinos por motivos que podrían evitarse fácilmente. Conocerlos es el primer paso para no caer en los mismos errores.
Qué datos trata una comunidad de vecinos
Una comunidad de propietarios trata, como mínimo, estos datos de carácter personal:
Datos de propietarios e inquilinos. Nombre, DNI, dirección, cuotas, deudas, votaciones en junta. Todos ellos son datos personales protegidos por el RGPD.
Imágenes de videovigilancia. Si el edificio tiene cámaras en zonas comunes, portal, garaje o ascensor, las imágenes son datos personales. La instalación y el uso de esas cámaras tiene requisitos específicos.
Control de accesos. Si hay llave electrónica, tarjeta o sistema biométrico para entrar al edificio o al garaje, se están tratando datos personales.
Comunicaciones internas. Los grupos de WhatsApp de vecinos, los emails enviados desde la administración de fincas, las circulares con datos de propietarios.
Las infracciones más frecuentes en comunidades de vecinos
Cámaras sin cartel informativo. Es la infracción más denunciada. El RGPD exige que en cualquier zona videovigilada haya un cartel visible que informe de la existencia de las cámaras, quién es el responsable del tratamiento y cómo ejercer los derechos. Sin ese cartel, la instalación incumple la normativa aunque las cámaras sean perfectamente legales.
Actas de junta mal redactadas. Las actas recogen el nombre y el sentido del voto de cada propietario. Esos datos no pueden circular libremente: deben protegerse y solo pueden acceder a ellas quienes tengan derecho. Enviar el acta a un grupo de WhatsApp donde hay personas que no son propietarios puede ser una infracción.
Grupos de WhatsApp sin consentimiento. Añadir a alguien a un grupo de WhatsApp de la comunidad sin su consentimiento, o compartir en ese grupo datos personales de un propietario sin base legal, puede derivar en denuncia.
Administrador de fincas sin contrato de encargado. El administrador accede a datos de todos los propietarios. Es un encargado de tratamiento y debe tener firmado el contrato correspondiente con la comunidad. Sin ese contrato, ambas partes incumplen.
Falta de registro de actividades. La comunidad debe tener documentado qué datos trata, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.
Quién responde ante una sanción
El responsable del tratamiento en una comunidad de vecinos es la propia comunidad, representada por el presidente. Eso significa que, en caso de sanción, quien responde jurídicamente es la comunidad como entidad, aunque en la práctica la gestión la lleve el administrador.
Por eso es fundamental que tanto la comunidad como el administrador de fincas tengan sus obligaciones RGPD bien definidas y documentadas.
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