Desde el 1 de diciembre de 2023 las empresas con 50 o más trabajadores tienen la obligación legal de disponer de un canal de denuncias. Es la fecha en que entró en vigor para este tramo de empresas la Ley 2/2023, que transpone la Directiva europea sobre protección de los denunciantes. Para las empresas de más de 249 trabajadores la obligación ya existía desde el 13 de junio de 2023.
Qué empresas están obligadas
La ley distingue por tamaño de empresa. Las que tienen 50 o más trabajadores deben tener canal propio. Las que tienen entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir canal con otras empresas si así lo deciden. Las empresas de menos de 50 trabajadores no están obligadas, aunque pueden implantarlo voluntariamente.
Hay excepciones al umbral de trabajadores para ciertos sectores. Las entidades del sector financiero, las que prestan servicios de prevención del blanqueo de capitales y las que operan en determinados ámbitos regulados están obligadas con independencia de su tamaño.
Las administraciones públicas, partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que reciban financiación pública también tienen esta obligación.
Qué tiene que permitir el canal
El canal de denuncias tiene que permitir comunicar de forma confidencial posibles incumplimientos de la normativa de la Unión Europea y del Derecho nacional en las materias que cubre la directiva: corrupción, fraude fiscal, delitos medioambientales, seguridad de los productos, protección de datos, competencia, servicios financieros, salud pública y muchas otras áreas.
No se trata de un canal para quejas laborales genéricas ni para conflictos entre trabajadores. Su ámbito es la comunicación de infracciones con relevancia jurídica, no la gestión de recursos humanos.
Cómo tiene que funcionar el canal
La ley establece requisitos concretos sobre el funcionamiento del canal:
- Debe permitir comunicaciones por escrito y verbalmente, o solo por escrito si el denunciante puede solicitar una reunión presencial
- La identidad del denunciante es confidencial. Solo puede revelarse con su consentimiento o cuando sea necesario por imperativo legal
- Las denuncias anónimas son admisibles, aunque la ley no obliga a gestionarlas con los mismos plazos que las identificadas
- El acuse de recibo tiene que enviarse en un plazo de siete días
- Hay que dar respuesta sobre el seguimiento dado a la denuncia en un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo
- El responsable del sistema debe ser independiente y estar formado específicamente para gestionar denuncias
Quién puede ser responsable del canal
La gestión del canal puede asignarse a una persona interna o externalizarse a un proveedor especializado. La ley permite ambas opciones. Si se externaliza, el proveedor actúa como encargado del tratamiento de datos, por lo que hay que firmar el contrato de encargo correspondiente.
En cualquier caso, quien gestione el canal debe garantizar la confidencialidad, actuar de forma independiente, y tener acceso directo a quien tiene autoridad para investigar y resolver las situaciones denunciadas.
Qué pasa si no se cumple
La ley establece un régimen sancionador con infracciones muy graves, graves y leves. Las muy graves, que incluyen no disponer del canal cuando sea obligatorio o vulnerar la confidencialidad del denunciante, pueden ser sancionadas con multas de hasta un millón de euros para personas jurídicas.
La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A-2I), creada por la propia ley, es el organismo responsable de supervisar el cumplimiento y tramitar las sanciones a nivel estatal.
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